Des emails d’invitation réussis pour vos événements professionnels

Pourquoi envoyer des mailing d’invitation pour votre événement d’entreprise ?

Lorsque l’on souhaite promouvoir un événement d’entreprise, plusieurs options de communication se présentent à vous. Vous pouvez diffuser du contenu sur les réseaux sociaux comme Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, Tik Tok et autres. Vous avez la possibilité de créer un site web dédié à cet événement ou de mettre en place une campagne de relations presse. Les canaux de communication sont variés et se complètent mais la première étape est d’envoyer un email d’invitation à la liste de ses contacts. L’email reste le meilleur canal de communication : tout le monde a au moins une adresse email.

Ainsi, puisque le but est de communiquer efficacement pour vous assurer une participation optimale, il est nécessaire de bien cibler sa liste de contacts. Le lancement d’une campagne personnalisée d’emailing d’invitations à partir d’une base de contacts vous permet alors de cibler les bonnes personnes, c’est-à-dire, les plus susceptibles de participer à votre événement professionnel. Les avantages sont nombreux :

• C’est une action qui peut être personnalisée avec le nom de l’invité
• Elle est rapide et facile à mettre en place
• Elle peut être réalisée, en interne, à partir d’une base de données de la liste de contacts
• C’est une action peu coûteuse
• Les statistiques sont faciles à analyser
• Les envoies d’emailing peuvent être ciblés par segment de contact (VIP, collaborateurs, clients, fournisseurs, accompagnants)
• L’emailing a plus d’impact que les autres canaux de diffusion et génère donc un plus fort engagement de la part de votre cible

Comment rédiger le mail d’invitation événementiel ?

1 Définir la bonne cible

La première question qui se pose est la suivante : quelles sont les personnes que je souhaite voir à mon evenement d’entreprise ? En fonction de la réponse que vous allez apporter à cette question, vous allez pouvoir effectuer une segmentation de la liste de contacts.
Pour cela, plusieurs critères peuvent être pris en compte. Ainsi, vous pourrez distinguer et segmenter votre liste en fonction de la nature de la relation que vous entretenez avec eux. Différents envois peuvent être effectués aux VIP, collaborateurs, clients, fournisseurs, presse et intervenants entre autres. Après cette sélection réalisée, vous pourrez être sûr que la liste de contacts à qui vous allez envoyer l’invitation sera optimisée.

2 Travailler le message pour adapter votre emailing à la cible

En fonction de la liste de contacts définie, il est fortement recommandé d’adapter son message. En effet, on ne s’adresse pas à des étudiants comme on s’adresse à des chefs d’entreprise. Le contenu de l’email et le ton de l’invitation professionnelle doivent être commodes.
Par ailleurs, certains éléments sont incontournables pour promouvoir votre événement d’entreprise. Peu importe la cible, il est primordial de renseigner la date et l’heure de la soirée d’entreprise, du séminaire ou de la conférence. De même, vous devez faire figurer le programme de l’événement, les intervenants et les partenaires ou les sponsors ainsi que le lien vers le formulaire d’inscription en ligne évidemment. La qualité des intervenants et la présence de partenaires influencent la décision de participer à une conférence.
La structure de l’email d’invitation est un point essentiel pour faire ressortir les informations principales. Votre cible doit, par la première ligne de l’invitation, avoir envie d’en savoir plus et d’y participer. L’accroche doit être percutante et la mise en page soignée avec un bon rapport texte – image et des boutons call-to-action pour dynamiser la lecture. La plateforme de gestion événementielle Prezevent vous propose de nombreux exemples d’emailing à personnaliser pour vous faciliter la tâche.

Choisir la date la plus pertinente pour l’envoie de votre invitation par mail

Le choix de la date d’envoi d’un emailing d’invitation nécessite une véritable réflexion. En effet, envoyer un seul mail n’est pas suffisant pour attirer des participants. Des emails et notifications de relance vont être nécessaires. Le premier email d’invitation devra donner envie à l’invité de participer à l’événement corporate. Le second, se présente comme un mail de relance et de confirmation de venue comportant le formulaire d’inscription personnalisé.
Une fois l’événement terminé, en post-événement, pensez également à remercier les participants en leur envoyant un dernier mail contenant éventuellement, un questionnaire de satisfaction. Le questionnaire de satisfaction post-événement est utile pour mesurer les retombées et la qualité de l’organisation.

Maintenant, envoyez vos invitations en ligne !

Pour l’édition et l’envoi de vos emailing d’invitation, vous pouvez faire appel à des solutions digitales de gestion d’événements professionnels telle que Prezevent.
Avec notre logiciel événementiel, vous pouvez automatiser et programmer l’envoi de vos emailing d’invitation. Avec notre fonctionnalité de gestion des campagnes d’emailing et des notifications de relance, il n’a jamais été aussi facile de créer et de gérer les emailing d’invitation aux événements professionnels.
Enfin, avec cette même fonctionnalité, nous vous donnons accès à des metrics concernant la délivrabilité des envois et les réponses de votre liste de contacts. Vous pourrez ainsi analyser les retombées de votre campagne d’envoie et mesurer l’engagement des invités.

Pour plus de renseignements sur cette fonctionnalité et la plateforme Prezevent, n’attendez plus pour nous demander une démo !