L’importance des hôtesses d’accueil événementiel

Sommaire

1. Organiser l’accueil événementiel avec une agence d’hôtesse à Paris
2. L’accueil événementiel devient digital pour les hôtesses
3. Le contrôle d’accès événementiel et l’émargement
4. Les badges de l’événement
5. Combien d’hôtesses faut-il prévoir pour mon événement professionnel ?
6. Agences d’hôtesses événementielles à Paris
7. Agences d’hôtesses événementielles à Marseille
8. Agences d’hôtesses événementielles à Lille
9. Agences d’hôtesses événementielles à Bordeaux
10. Agences d’hôtesses événementielles à Nice
11. Agences d’hôtesses événementielles à Nantes
12. Agences d’hôtesses événementielles à Strasbourg
13. Agences d’hôtesses événementielles à Montpellier
14. Agences d’hôtesses événementielles à Bruxelles
15. Agences d’hôtesses événementielles à Genève
16. Agences d’hôtesses événementielles à Luxembourg

Organiser l’accueil événementiel avec une agence d’hôtesse à Paris

L’agence prend le temps pour l’entreprise de trouver les profils parfait, de les mettre en relation avec cette dernière ainsi que de mettre en place les contrats. En plus d’avoir des profils de qualité, un gain de temps considérable est observé.

La gestion de l’accueil événementiel est une étape à ne pas négliger lors d’un événement B2B. En effet, les hôtes et hôtesses représentent le premier lien entre le participant et la soirée. L’accueil donne le ton sur l’ambiance de la soirée professionnelle. En clair, on veut des hôtes et hôtesses accueillant, polis et avec une belle prestance pour accueillir les convives dans de bonnes conditions. Ces jeunes qui, pour la plupart sont étudiants, doivent être briefés, habillés et administrés correctement par l’agence et le client.
L’avantage d’une agence est aussi de pouvoir gérer les défections de dernière minute grâce à une base de données d’agent continuellement mise à jour. Cette base contient facilement plusieurs centaines de contacts, voire plusieurs milliers afin de répondre aux périodes de fortes activités événementielles.

Les hôtesses d’accueil dans l’événementiel sont polyvalentes. En plus de l’accueil où le check’in et la remise de badge sont réalisés, elles peuvent assurer, entre autres, la gestion du vestiaire, l’orientation, la passation de micro en plénière pendant les sessions questions/réponses d’une conférence d’entreprise.

L’organisation d’un événement peut être stressante, il faut donc savoir déléguer et faire appel aux bons prestataires. Faire appel à une agence d’hôtesses événementiel c’est donc garantir la réussite de son événement.

L’accueil événementiel devient digital pour les hôtesses

L’hôtesse ou l’hôte sera amenée à accueillir des participants lors d’un congrès, d’un séminaire, d’un salon ou de tout autre événement corporate. Cela reste sa mission principale. Cependant d’autres missions peuvent s’y ajouter. En effet, l’hôtesse pour événementiel étant la première personne à qui l’invité fait face en arrivant, se doit d’être capable de le renseigner et de l’orienter. Elle devra aussi tenir compte des listes d’invités et faire en sorte de valider les présences, de s’occuper de leurs badges nominatifs ou encore d’assurer directement la confection des badges sur place.

Le contrôle d’accès événementiel et l’émargement 

Le contrôle d’accès à l’accueil de l’événement devient 100 % digital. En effet, les applications de gestion d’événement comme Prezevent proposent une interface de Check’in pour les hôtesses. La liste des invités se retrouve dématérialisée. Elles peuvent alors réaliser l’émargement de l’invité avec une recherche par nom ou par scan du QR Code contenu dans son invitation événementielle. Les avantages pour l’organisateur est de suivre en temps réel les arrivées. De nombreuses options sont proposées pour faciliter l’accueil :

• ajout d’inscrit
• limiter l’accès à un segment de la liste d’invités
• décompte des accompagnants
• émargement avec signature horodaté

Les badges de l’événement 

L’impression de badges événementiels est un service pertinent dans la réalisation de vos conférences, salons professionnels, séminaires d’entreprise, soirées d’entreprise et autres manifestations professionnelles. Pour rappel, les badges personnalisés sont nécessaires pour le contrôle d’accès, le branding de l’événement et le networking entre participants.

Si les badges personnalisés de l’event sont déjà imprimés, les hôtes et hôtesses auront pour mission de les remettre aux invités à leur arrivée. Prezevent se charge de l’impression des badges nominatifs en amont et vous les fournit sur des plateaux rangés par ordre alphabétique.

Une autre façon de faire la remise de badge événementiel est lorsque l’organisateur de l’événement souhaite réaliser l’impression des badges nominatifs sur site à l’arrivée de chaque participant. Cela permet de n’avoir à imprimer que les badges des personnes qui se présentent.

Combien d’hôtesses faut-il prévoir pour mon événement professionnel ?

Selon votre cahier des charges, l’agence événementielle spécialisée hôtesses d’accueil pourra recommander un nombre d’agents à engager pour votre event pro.

Ce qu’il faut prendre en compte pour estimer le nombre d’hôtesses nécessaire :

• le format de l’événement (conférence, congrès, salon, soirée d’entreprise, un événement interne ou un événement externe)
• la durée
• les pics d’affluence
• le nombre de participants
• le nombre d’accès à l’événement
• le nombre de sessions qui génèrent du contrôle d’accès (tables ronde, ateliers, plénières)
• le nombre de salles
• s’il faut remettre des badges événementiel et des goodies personnalisés

De notre expérience, nous pouvons tirer quelques metrics. Attention, ces exemples prennent en compte les effets accordéons et l’expression des formules de politesse et de signalétique de la part des agents.

Pour une soirée d’entreprise de 300 convives où un QR Code a été envoyé par email aux participants, notre application de contrôle d’accès événementiel permet d’accueillir tranquillement 150 invités en 30 minutes avec seulement 2 hôtesses à l’accueil.

Pour une conférence de 500 invités à qui on donne un badge sur place, notre application de contrôle d’accès événementiel et d’impression de badges permet d’accueillir tranquillement les participants en 2 heures de temps, avec un pic de 100 invités en 30 minutes avec 4 hôtesses ou hôtes.

1 Agences d’hôtesses événementielles à Paris

Accévène Plus

“Fidèle à vos valeurs” 4 rue Drouot – 75009 Paris, 09 82 33 77 79
Grace à la qualité, aux compétences et à l’implication de nos collaborateurs, ACCEVENE PLUS s’engage à répondre, quel qu’en soit leur importance, à tous les événements : Exposition, Congrès, Salon, Conférence, Cocktail, Road Show, Soirée de prestige, Manifestation culturelle ou sportive, inauguration, séminaire…

Fine Services Paris

2 avenue du Dr Faugeroux – 94170 Le Perreux sur Marne, 06 14 79 31 97

Florence Doré

101 Rue Saint-Dominique – 75007 Paris, 01 47 53 53 53

Chloé Prestige

6 Rue de Lisbonne – 75008 Paris, 01 85 73 22 88

Trinity

63 Bd de Beauséjour – 75016 Paris, 01 46 47 04 70

Charlestown

22 Rue Violet – 75015 Paris, 01 70 91 22 22

2 Agences d’hôtesses événementielles à Marseille

Profil Marseille

12 rue Paradis – 13001 Marseille, 04 26 78 10 09

City One

55 Avenue de Hambourg – 13008 Marseille, 04 91 54 06 86

3 Agences d’hôtesses événementielles à Lille

TOP ACTION

679 Avenue de la République – 59800 Lille, 06 89 27 52 22

France Hôtesses

3 rue des débris Saint Etienne – 59000 Lille, 09 81 81 05 50

4 Agences d’hôtesses événementielles à Bordeaux

L’agence Unique

13 rue Lhote – 33000 Bordeaux, 06 36 02 99 57

Agence tendance hôtesses

9 rue des Condés – 33000 Bordeaux

5 Agences d’hôtesses événementielles à Nice

MLC Agency – Cap Hôtesses et Hôtes

247 Promenade des Anglais – 06200 Nice, 09 64 19 45 77

Agence Elegance Hôtesses

7 Avenue du Cap-de-Nice, 06300 Nice, 09 73 29 52 65

6 Agences d’hôtesses événementielles à Nantes

Agence Trinity

85 rue de la Bourgeonnière – 44300 Nantes, 02 50 14 31 76

Agence événementielle Nantes by Innov’Events

144 rue Paul Bellamy CS 12417 – 44024 Nantes, 09 67 71 73 13

7 Agences d’hôtesses événementielles à Strasbourg

Aura Services

76 rue de la Plaine des Bouchers – 67100 Strasbourg, 03 90 50 59 16

Agence Pénélope Strasbourg

11 rue de la Durance – 67100 Strasbourg, 06 43 30 96 86

8 Agences d’hôtesses événementielles à Montpellier

Agence événementielle Montpellier by Innov’Events

1025 Rue Henri Becquerel – 34000 Montpellier

Cap Hôtesses et Hôtes

6 rue Achille Bege – 34090 Montpellier

9 Agences d’hôtesses événementielles à Bruxelles

Elites Events

46 Rue Victor Lefèvre – 1030 Bruxelles, +32 2 344 32 77

All 4 the EU

9 Square Ambiorix – 1000 Bruxelles, +32 479 06 58 42

10 Agences d’hôtesses événementielles à Genève

Agence Panama

+41 79 85 44 71 8

KTNM Concepts

Chemin Taverney 2 – 1218 Le Grand-Saconnex, Suisse, +41 22 787 05 77

11 Agences d’hôtesses événementielles à Luxembourg

Womanity Event

Rue des Romains – 2444 Luxembourg, +353 661 810 011

Angels

Paladium – Le jardin secret, 10A Rue des Mérovingiens – L-8070 Bertrange, +352 20 21 12 11