Guide de la RSE destiné aux organisateurs d’événements

D’après la définition du dictionnaire Larousse, la RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) correspond à l’ensemble des pratiques qu’adoptent les entreprises désireuses d’intégrer les préoccupations sociales, environnementales et éthiques dans leur activité et leur stratégie.

Dans cet article, nous vous exposons les bonnes pratiques à mettre en place avant, pendant et après un événement corporate.

Avant-propos : L’événementiel d’entreprise n’a pas toujours un impact RSE positif

Vecteur de communication, de notoriété, de renfort des liens entre les collaborateurs ou avec les clients, l’événementiel est aujourd’hui, pour les entreprises et les associations, un facteur indispensable. Cependant, l’impact positif qu’il génère pour l’entreprise n’invoque pas celui généré sur l’environnement ; en voici la preuve selon une étude de l’ADEME (Agence De l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie) :

• Un événement de 5000 personnes consomme, en moyenne, 1 000 kWh d’énergie
• Un événement de 5000 personnes consomme, en moyenne, 50 kg de papier

Les enjeux pour contenir le réchauffement climatique n’ayant jamais été aussi importants, l’heure est aujourd’hui aux changements de pratiques pour les agences événementielles et les entreprises. C’est la raison pour laquelle Prezevent vient récemment de diffuser une charte RSE disponible sur le site : prezevent.com

Nous allons alors nous intéresser à la démarche à suivre pour l’organisation et la réalisation d’un événement professionnel eco-friendly et réussi !

En amont : Combiner événement et environnement avant même l’initiation du projet

Lieu de réception

Le choix du lieu événementiel est un point très important lorsqu’il s’agit de diminuer l’empreinte carbone. En effet, le rôle d’une agence événementielle est de conseiller et d’orienter son client vers un établissement de réception accessible et bien desservi par les transports en commun ou bien par une piste cyclable. C’est le cas de Prezevent, qui, par de nombreux articles sur son blog, recense des dizaines de lieux événementiels accessibles grâce à des transports dits « doux ».

Communication et invitations

Historiquement, la communication concernant un événement, qu’il soit corporate, sportif, associatif, culturel et autre, se fait par le biais de mailings postaux. Ceux-ci utilisent la distribution physique de prospectus et d’invitations papier qui mobilisent des matériaux et transports polluants.

Depuis, avec l’arrivée des nouvelles technologies et plus récemment du marketing digital, la communication promouvant un événement et l’envoi des invitations se fait de manière digitalisée générant moins de pollution, quand elle est bien réalisée et optimale. C’est ce que propose l’entreprise Prezevent, avec son logiciel de gestion événementielle pour les professionnels. En effet, en permettant de créer ou d’importer une liste de contacts ciblés, de créer soi-même un formulaire d’inscription et de lancer une campagne d’e-mail d’invitation puis de relance, celle-ci obtient un meilleur taux de réponse et un plus grand retour sur investissement. Un autre atout de l’entreprise et sa bonne gestion des envois, qui permet de ne pas spammer les contacts inscrits dans une liste et ainsi, de polluer moins. Aujourd’hui, même les réceptions d’ambassadeurs utilisent le digital et la pastille rouge différenciant les invités dits « VIP » des autres existent de manière dématérialisée.

Décoration et art de la table

Le choix des prestataires quant à la décoration et du mobilier de table est également un élément clé dans la réalisation d’un événement éco-responsable. En effet, il faut savoir s’entourer de professionnels qui sauront répondre aux besoins des entreprises tout en respectant une démarche RSE événementielle.

Par exemple, l’utilisation de consommables en tissu, en carton recyclé et recyclable est préférable. De même, en ce qui concerne la décoration, la seconde main peut être une option en adéquation avec la réalisation d’un événement responsable. En effet, la décoration étant l’élément totalisant le plus de déchets, il est recommandé d’utiliser des produits élaborés à partir de matériaux recyclés qui pourront être, en aval, réutilisés, valorisés ou recyclés de nouveau.

Choix du traiteur, gestion de la commande et du surplus

Le choix du traiteur et la bonne anticipation de la demande sont des éléments essentiels à étudier lors d’un événement d’entreprise. En effet, il est préférable de faire appel à un prestataire local, utilisant des produits locaux et de saison. De même, il est recommandé de prévoir moins de portions que d’invités car il est connu que pour tout événement, la totalité des invités ne se présentent pas forcément. Ainsi, en réduisant la commande de base ou en réalisant la cuisine à la demande, le gâchis est réduit et les restants de nourriture peuvent être distribués à des associations afin d’aider les plus précaires.

Pendant : Procéder à une bonne gestion des ressources nécessaires au déroulement de l’événement

Accueil des participants et insertion professionnelle

D’une part, l’aspect social étant un des piliers du Développement Durable, le choix des hôtes et hôtesses peut faire l’objet d’une démarche responsable en faisant appel à des associations ou des entreprises optant pour la formation de personnes en situation de réinsertion ou de handicap.

D’autre part, le check’in, c’est-à-dire, l’accueil des participants est également un enjeu majeur dans le bon déroulement d’un événement. Et ça, Prezevent l’a bien compris. En effet, l’entreprise propose un check’in rapide, facile et digital via son application mobile et l’utilisation de QR-Codes. Par ailleurs, l’entreprise evenementielle est une des rares du secteur à imprimer les badges des participants, PVC recyclable et de différents formats, directement sur place dans le but de ne pas effectuer de surproduction et, par conséquent, de gâchis.

Par souci écologique, la start-up propose également, de façon systématique, l’impression de badge en papier labellisé FSC (Forest Stewardship Council) qui peuvent être recyclés une fois l’événement terminé.

Animations et sensibilisation

L’animation étant la clé d’un événement réussi, une démarche RSE événementielle peut conclure à la sensibilisation des participants à la réduction de leur empreinte carbone par une présentation des prestataires utilisant des produits éco-responsables ou bien en organisant une animation ludique. De ce fait, l’attention des participants sera orientée vers de nouvelles solutions à mettre en place au quotidien concernant, la réduction de déchets, l’utilisation de la mobilité douce, la valorisation des déchets utilisés, etc…

Mise en place de poubelles de tri

Pour le bon respect d’une démarche RSE événementielle, penser au tri sélectif est une obligation. De nombreuses entreprises sont au service de la mise en place de poubelles aidant au tri sélectif lors d’évènement telles que Lemon Tri, Quitri et bien d’autres. Carton, verre, plastique, déchets organiques : chacun doit être méticuleusement trié afin d’être correctement recyclé par la suite et ainsi, réduire l’impact négatif de l’événement sur l’environnement.

En aval : Prolonger la démarche RSE événementielle une fois l’événement terminé

Gestion des déchets collectés

D’après une étude de l’UNIMEV (Union Française des Métiers de l’Événement) réalisée en 2020, le secteur de l’événementiel est un des plus polluants. En effet, il est estimé qu’un événement rassemblant 5000 personnes produit, en moyenne, 2,5 tonnes de déchets. Ainsi, une bonne gestion des déchets est essentielle pour limiter l’impact carbone d’un événement. Pour ce faire, de nombreuses solutions peuvent être mises en place. En effet, et comme dit précédemment, la mise en place du tri sélectif lors de l’événement permet une bonne gestion des déchets collectés. Par ailleurs, la valorisation des déchets peu ou non recyclables peut représenter une bonne optimisation. Ces déchets qui peuvent être plastiques, les tissus ou moquettes, les produits d’hygiène pourront être utilisés pour un usage totalement différent et vivre une seconde vie.

Les goodies

Afin de limiter la production et l’utilisation de goodies en matériaux polluants, tel que le plastique, des solutions numériques existent afin d’offrir aux participants de l’événement un souvenir numérique sous forme de photo ou vidéo, par exemple, qui leur serait envoyé par mail.

De même, afin d’adresser un remerciement à chacun des participants une fois l’événement terminé, un email personnalisé et automatisé peut leur être envoyé. C’est également une fonctionnalité que Prezevent propose à ses clients.

En somme, la réalisation d’un événement d’entreprise eco-friendly requiert une plus grande organisation mais n’est pas pour autant plus complexe à mettre en place. Afin de répondre à la demande actuelle, toute entreprise appartenant au secteur de l’événementiel se doit de modifier ses pratiques afin de tendre vers une activité moins polluante et plus durable. Cette démarche peut être appuyée par la mise en place d’une Charte RSE au sein de l’entreprise.

Par ailleurs, l’entreprise Prezevent prévoit, dans un futur proche, de prendre part à la norme ISO 20121, proposant une ligne directrice des meilleures méthodes à utiliser pour aider les entreprises évènementielles à gérer leur activité, tout en maîtrisant leur aspect social, économique et environnemental.

Désireuse de réduire son impact carbone dans le développement et l’expansion de son activité, Prezevent reste ouverte à toute innovation ou outil susceptible de l’accompagner dans sa démarche responsable.