Réussir sa campagne emailing événementielle

Les types d’emailing nécessaire à votre événement

Notre solution de marketing événementiel propose 2 types d’envoi d’email : les campagnes d’emailing, et les emails transactionnels.

Les campagnes d’emailing

Il est recommandé de personnaliser les emails pour des questions de délivrabilité et, aussi parce que votre lecteur se sentira plus concerné et plus impliqué si le message lui est personnellement adressé. Notre éditeur d’email est facile d’utilisation et permet de créer des emails design et professionnels. Si vous ne voulez pas perdre de temps, nos emails modèles peuvent servir d’exemple de mail d’invitation.

Voici les séquences d’emailing que l’on rencontre habituellement lorsque l’on organise une rencontre professionnelle, institutionnelle ou associative ambitieuse :

Commencez par envoyer un message “Save the date” pour annoncer votre événement. Les invités pourront ainsi bloquer la date dans leur agenda.

• Envoyez ensuite l’invitation personnalisée, qui contient toutes les informations nécessaires pour décrire l’événement et pour s’y inscrire, ou y participer.
• Avant l’événement, n’hésitez pas à relancer les participants n’ayant pas répondu ou n’ayant pas ouvert le message.
• Lorsque vous aurez votre liste, imprimez vos badges personnalisés grâce à notre application qui connecte et centralise toutes les informations. Lorsqu’une personne répond présent à un événement, elle s’ajoute à votre liste d‘invités, que vous pouvez réutiliser pour imprimer directement les badges. Cela vous évite de faire du publipostage.
• Après l’événement, n’oubliez pas d’envoyer un message de remerciement, voire à montrer les moments forts de l’événement.

Ces messages peuvent être envoyés en emailing de masse en un clic, à partir de la liste de contacts établie. Pour éviter de refaire cette tâche de nombreux jours plus tard, vous pouvez programmer ces mails pour qu’ils soient envoyés à une date et une heure précises.

Les emails transactionnels

Ce sont des emails automatiques, dont l’envoi unitaire suit une action individuelle. Dans le e-commerce ce sont typiquement les emails rappelant les informations de commande. Dans le secteur des MICE, il s’agit des emails qui sont déclenchés lors de l’inscription ou le check’in à l’entrée du lieu de l’événement. 

Par exemple:

• Envoyez un email de confirmation lors de l’inscription. Lorsque le bouton “Enregistrer” du formulaire d’inscription est cliqué, cela envoit un message de confirmation à l’adresse email renseignée dans le formulaire. Ce message est optionnel et entièrement personnalisable, c’est à dire que vous pouvez y inclure une simple phrase, comme vous pouvez en profiter pour rappeler des informations pratiques concernant l’événement, délivrer le badge d’accès à imprimer, et même placer un QR code (généré automatiquement) pour l’émargement.
• Programmez un message de bienvenue lorsque les participants passent l’accueil de l’événement.
• Autre usage, pour les invités VIP, envoyez un email d’alerte à vos équipes à chaque fois qu’un de vos VIP passent le check’in digital sur tablette.

Des emails professionnels

Les invitations professionnelles ne sont jamais faciles à rédiger. Quelles informations y écrire ? Comment le mettre en page ?
Voici quelques conseils.

• Le design est important : un beau visuel attirera toujours l’œil de vos invités. Il doit retranscrire l’identité de votre entreprise et de votre événement. Choisissez les bonnes couleurs et les bonnes images pour que cela corresponde à votre image, tout en restant professionnel.
  Nos outils d’édition en drag & drop sont intuitifs et utilisables par tous. Ainsi vous avez de la flexibilité, du contrôle et de l’autonomie pour réaliser emails de qualité, semblables à ceux des agences événementielles. La 1ère impression est importante !
• Envoyez des mails ciblés et personnalisés : il est toujours approprié de personnaliser vos invitations. Soyons clair, il s’agit de retirer tout doute possible au destinataire sur le fait que votre email contient le bon message et qu’il soit adressé à la bonne personne. Notre plateforme de gestion d’événement vous permet de segmenter vos contacts et vos inscrits. C’est l’avantage d’un outil professionnel tout-en-un, les informations sont constamment mises à jour et le ciblage est précis.
• Mettez un lien vers le site de l’événement. Vous pouvez créer un site web avec notre solution digitale pour y décrire votre événement, vos projets et toutes les informations utiles tels que le programme, le plan d’accès, les intervenants ou les horaires. Le formulaire d’inscription ou un bouton avec le lien d’inscription sont naturellement indispensables.
• Votre mail doit être responsive, c’est-à-dire qu’il doit correspondre à une expérience de lecture et de navigation optimale pour le lecteur, quelle que soit son appareil (téléphone mobile, tablette, ordinateur…). Votre mail est susceptible d’être lu sur n’importe quel type d’appareil donc vous devez l’adapter à différents formats, sachant que beaucoup de gens regardent leur mails sur leur téléphone.
• Il faut bien sûr respecter le RGPD : votre liste contact doit être opt-in, c’est-à-dire que vos contacts ont acceptés au préalable de recevoir vos mails; votre contenu doit être approprié à la cible; le lien pour se désinscrire est obligatoire.
• Avec des solutions d’emailing comme la nôtre, vous pouvez accéder aux statistiques de réception : savoir qui a ouvert, qui a cliqué, et a contrario qui n’a pas ouvert l’email… Ces informations sont importantes pour déterminer les actions à prévoir, notamment pour pouvoir relancer les invitations si des invités n’ont pas ouvert un mail ou s’ils n’ont pas répondu.

Créez et envoyez vos badges événementiels facilement

Délivrabilité de vos emails

Qu’est ce que la délivrabilité ? C’est la capacité d’un email à être remis à son destinataire dans sa boîte de réception principale, il s’agit d’éviter d’arriver en spam. Pour cela, vous pouvez suivre quelques indications avec notre logiciel :

• L’envoi de masse nécessite d’utiliser une plateforme de rootage d’email qui est connue et reconnue auprès des principaux opérateurs (Gmail, Hotmail, AOL, etc.)
• Connexion API Mailjet et Sendinblue :
  • nous vérifions votre domaine avec l’authentification SPF, DKIM
  • Utilisez une adresse email à partir de votre nom de domaine
  • Renseignez votre email réponse dans Prezevent pour recevoir les emails qui vous seront envoyés en retour
  • Les campagnes sont faites à partir de Prezevent mais c’est votre abonnement Mailjet ou Sendinblue (vos crédits) qui sera utilisée.