4 erreurs à éviter pour réussir un accueil événementiel

1 Ne pas être prêt 10 minutes avant l’ouverture

En matière d’événement, il est bon d’adopter une philosophie quelque peu « défensive ». Il convient en effet de prendre la Loi de Murphy très au sérieux, et de partir du principe que ce qui doit arriver arrivera. Vient alors un concept de pensée appelé le defensive design (obligatoire lorsque l’on parle d’innovation événementiel), qui est une façon de planifier et de mettre en place des choses (dans notre cas, des événements) tout en prenant le maximum de précautions possibles.
Si nous évoquons cette méthode de pensée, c’est parce que vous aurez beau avoir planifié votre événement parfaitement et prévu le meilleur des programmes, tout ne va pas se passer comme prévu. Il est donc extrêmement recommandé de laisser une marge pour vous laisser le temps de régler les soucis un à un lorsqu’ils se présentent.

Un intervenant peut être coincé dans les bouchons ou bien le rétro-projecteur de la salle de conférences peut ne plus fonctionner. Or donc, si vous avez prévu de finir les dernières préparations pour le scénario idéal à la dernière minute, vous n’aurez physiquement pas le temps de régler les problèmes qui sont susceptibles d’arriver avant ou pendant la préparation de l’event. En un mot, soyez prudent et autorisez-vous une marge de manœuvre.

2 L’humain est sous-estimé

Nous avons déjà appuyé longuement sur l’importance du facteur humain lors d’un événement dans notre article sur les « 6 règles pour un accueil événementiel réussi ». Mais si nous avons insisté sur la « chaleur » de l’humain dans ce dossier, intéressons-nous ici plutôt au côté managérial.

En effet, une part importante du métier d’organisateur d’événements consiste à mettre les bonnes personnes aux bons endroits. Par exemple, préférez faire appel à des professionnels qualifiés plutôt qu’à des collaborateurs en interne pour remplir des rôles précis, comme l’accueil des participants, la manipulation des invitations événements ou l’impression des badges événementiels. Dans la même ligne, il faut que le personnel encadrant soit reconnaissable, et ce si possible de loin. Cela évite de générer de la frustration, aussi bien du côté participant que personnel.

Enfin, cela peut paraître évident, mais il faut bien entendu veiller à ce que les hôtesses (le personnel en général) soient briefées correctement, en ne laissant aucun « trou ». La dernière chose que vous voulez en tant qu’organisateur, c’est d’être dérangé pendant l’événement par le personnel d’organisation pour des questions d’ordre pratique.

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3 L’espace n’est pas bien occupé

Chaque événement implique l’utilisation d’un lieu. Déjà évoqué dans le dossier cité plus haut, de son utilisation dépend la réussite de l’événement. Pour utiliser au maximum le lieu de votre événement, voici quelques conseils supplémentaires :

• Élémentaire, mais il est toujours bon de le rappeler : utilisez l’espace pleinement. Vous possédez ou louez un endroit, alors exploitez-le au maximum ! À noter qu’il faut toutefois trouver le bon équilibre entre espace utilisé et nombre d’invités. Des participants trop à l’étroit seront plus susceptibles de garder un mauvais souvenir de l’expérience.
• Le mobilier doit être à la hauteur de votre événement. Ne pas sélectionner des meubles trop petits ou trop grands, voire bancals. Si les participants sont amenés à passer beaucoup de temps assis (comme lors d’une conférence professionnelle par exemple) prévoir des chaises confortables. Tant que l’on parle de chaises, veuillez à ce que leur nombre soit suffisant. Le cas échéant serait un énorme point noir pour vos invités.
• Enfin, prévoir un « parcours utilisateur » efficace à l’intérieur de votre événement. D’un début, avec une signalétique pour entrer, jusqu’à la fin avec une signalétique pour sortir. Personne ne doit être perdu. Un élément de frustration peut être par exemple les toilettes, et surtout l’incapacité à les situer et donc à s’y rendre. Une signalétique claire répondra à bon nombre de questions ; questions que les invités n’auront pas à demander à l’organisation, ce qui augmentera leur efficacité.

4 Perdre du temps le lendemain

Si vous n’en êtes pas à votre premier événement, vous savez que les jours suivant le déroulement de ce dernier sont importants : envoi de mails de remerciements ou de follow-up, renseignement de clients ou collaborateurs potentiels, mise au point du déroulement, alimentation de votre blog événementiel etc.
Bref, il convient de planifier correctement certains aspects de l’événement pour faciliter le débriefing. Pour cela, il faut un atout capital pour vous aider : un Event Management Software (ou logiciel d’organisation d’événements) complet et réactif comme Prezevent. Si par exemple vous accueillez vos invités en les surlignant sur une liste imprimée à mesure qu’ils arrivent, alors vous allez passer plusieurs heures à rentrer dans le CRM les participants et les absents un à un, avec risque de se tromper. Avec Prezevent, scannez simplement le ticket de l’invité pour mettre à jour votre base de données, vos segments CRM et pourquoi pas déclencher l’impression du badge événementiel par la même. Cela s’accompagne en plus d’un panel de fonctionnalités qui vous seront vite indispensable, comme un formulaire d’inscription pour votre événement, un site web événementiel ou une application événementielle dédiée.

Vous l’aurez compris, réussir son accueil événementiel, c’est capital, et certaines erreurs peuvent vous coûter cher. Nous espérons que ce court guide en deux dossiers vous aura éclairé sur certains détails que nous jugeons cruciaux. N’hésitez pas à arpenter nos dossiers pour plus de conseils en rapport avec votre événement !