Gérez plus facilement vos listes d’invités
Vous avez une longue liste d’invités pour votre événement difficile à gérer ? Il existe des solutions digitales pour gérer vos contacts et vos invitations.
Que vous organisiez un événement professionnel de type colloque, séminaire, conférence ou bien un événement avec des exposants tel un salon ou un congrès, gérer les arrivées de centaines d’invités en présentiel en un temps réduit n’est pas une mince affaire. D’un point de vue quantitatif, comment adapter les ressources et les espaces pour un accueil fluide des participants qui arrivent en masse en même temps ? D’un point de vue qualitatif, quoi mettre en place pour respecter les horaires et générer de la satisfaction à des invités qui ont pris la peine de se déplacer ? Pour tout event-planner, la manifestation le Jour-J se joue sur un temps très court et très intense où tout aura été préparé et anticipé en amont. Attention, le diable se cache (souvent) dans les détails, alors pour que l’accueil soit un succès il est essentiel de suivre cette checklist. Suivez le guide !
Les événements d’entreprise sont avant tout une occasion pour mettre l’humain au centre de votre entreprise. Dès l’accueil, ce facteur humain doit transpirer avec la présence des équipes organisatrices. Quelques suggestions à ce propos.
Pour recevoir un public sur une manifestation qui se tient sur une journée, une demie-journée ou une soirée, la gestion de l’espace d’accueil est primordiale.
Si le lieu est choisi pour sa situation géographique, sa capacité d’accueil, son prix et les prestations techniques proposées, comptent aussi les considérations pratiques telles que l’aménagement de l’espace d’accueil. Il s’agit de se projeter en imaginant un pic d’affluence à l’ouverture des portes et des vas et vient entre 2 sessions de plénière.
Nous ne vous apprenons rien, communication is key, aussi bien avant, pendant et après un événement. Nous savons d’expérience que le plus d’informations les participants auront au préalable, dans de meilleures conditions se déroulera l’événement. Combien de fois avez-vous été frustré par des consignes peu claires ? Les questions ou les erreurs, même si elles doivent être accueillies avec bienveillance, ralentissent le participant dans son parcours, et peuvent même conduire à une frustration ou une déception. Essayez donc de les éviter au maximum, grâce à une communication complète en amont, notamment en répondant à ces questions pratiques :
Une plateforme de gestion des invitations et des inscriptions est un outil adéquat pour communiquer ce type d’information et suivre les inscriptions. Et en plus de pusher de l’informations précises et personnalisées, le logiciel événementiel génère le QR Code dans l’email à présenter aux hôtes et hôtesses d’accueil lors du check’in afin que le contrôle d’accès se fasse vraiment très rapidement.
Astuce : envoyer cet email la veille ou le jour même pour qu’il ne soit pas trop loin dans les messages reçus de vos invités.
Il est fort possible que votre event se déroule sur un lieu très grand, accueillant d’autres publics que vos participants (comme un centre des congrès, un hôtel, le siège d’une entreprise ou un bâtiment public). Il y faudra alors une bonne signalétique pour orienter au mieux vos invités vers les lieux désignés sur le programme de l’événement : salle de plénière, amphi de la conférence, hall des exposants, espace restauration, les salles pour les ateliers et tables rondes.
Les Kakémono Roll-up peuvent vous aider à faire cette signalétique car ils sont suffisamment grands pour être bien visibles, démontables, pas très chers et potentiellement réutilisables s’ils sont pensés dans ce sens.
Sur place toujours, le marketing événementiel permet que les expériences soient personnalisées. La plateforme de gestion événementiel Prezevent permet par exemple d’envoyer des notifications à l’arrivée des participants : ce sont des emails ou SMS transactionnels qui sont déclenché à un moment précis à des destinataires précis afin d’établir une communication pertinente entre l’organisateur et le participant.
Nous sommes à la moitié de ce dossier et voici peut-être le point le plus important de tous : la fluidité de votre accueil. Fini les files d’attente à rallonge, les participants impatients ou frustrés ou le personnel débordé. L’accueil ne doit plus forcément être vu comme une étape ne laissant au mieux, aucun souvenir, ou au pire, un mauvais. Optez pour un check’in rapide et digital pour mettre en lumière votre modernité et votre efficacité. Ce dernier est d’autant plus rapide si la gestion des inscriptions à l’événement a été correctement paramétrée, avec une segmentation pertinente des contacts et des statuts. Personne n’aime attendre, le participant va être agréablement surpris du peu de temps et de la facilité à laquelle il accède au cœur de l’événement.
L’un des produits phares de Prezevent est son app événementielle de check’in digital rapide et intuitive. l’application est disponible sur les stores iOS et Android. Vous chargez directement vos listes d’invités sur votre interface pour émarger ceux qui sont présents. Soyez également flexible : vous pouvez autoriser des accompagnants, ajouter des inscrits de dernière minute et même activer l’impression du badge nominatif lorsqu’une personne a été notée présente (fini le gaspillage, les badges des no-show ne sont pas imprimés).
Nous venons tout juste d’aborder l’importance d’un accueil digital pour votre événement. Néanmoins, il est selon nous important d’accorder des ressources à ce qui est tangible et matériel.
Commençons par les badges événementiels. Nous avons déjà consacré plusieurs dossiers à ce sujet, mais pour synthétiser :
Parlons maintenant des objets publicitaires : les goodies événement. Les plus communs sont les tote-bags, les stylos, clés USB. La distribution de goodies événementiels est une technique permettant de se démarquer et d’ancrer son événement dans l’esprit de ses participants, et elle a fait ses preuves. Elle permet 2 choses :
On ne maîtrise pas l’heure exacte d’arrivée des premiers invités (ni des derniers d’ailleurs). Votre événement d’entreprise peut compter des participants qui viennent de loin, certains ont peut-être pris le train ou l’avion pour venir. D’autres prennent de la marge et viennent en avance. Comme faire attendre ce public ? Et une fois passé le hall d’accueil, que se passe-t-il ?
L’idéal est de disposer d’un espace un peu informel où des rencontres professionnelles peuvent se créer, où l’on se retrouve entre collègues, entre confrères, comme une antichambre. Il est facile de tomber dans le piège qui consiste à prévoir tous les parcours invités, car l’on a envie que le participant ne s’ennuie jamais et d’oublier la nécessité des temps de pause, des temps d’attente. Nous recommandons donc de prévoir un lieu de pause, un lieu pour se restaurer et pour téléphoner. Cela permet de se mettre dans le bain en attendant l’ouverture de la plénière.
Sous quelle forme ? Cela peut être un petit déjeuner, une pause dans une salle café ou une buvette, voire un buffet dans le cadre d’une soirée événementielle. Les participants peuvent prendre ce temps pour réseauter, ce qui est un des principaux intérêts dans un colloque ou un séminaire. Permettre les rencontres et les retrouvailles facilite la cohésion.
En effet, si ces derniers prennent le temps de se présenter, ils vont également se percevoir comme un seul et même groupe pendant la durée de l’event. C’est pourquoi les activités dites icebreakers sont si populaires : des individus qui vont vivre la même chose pendant un temps donné auront plus tendance à sociabiliser par la suite.
Pour conclure, nous avons passé en revue 6 points que nous estimions important de souligner. Bien entendu, un événement d’entreprise est un projet complexe, tout particulièrement à organiser, et ses 6 aspects à eux seuls ne suffisent à faire de votre événement, un événement réussi. Ce dossier est la première partie de notre guide pour réussir son accueil événementiel, la deuxième partie se concentrant sur les erreurs à éviter.
Cela fait maintenant plus de 5 ans que Prezevent est devenu un allié de taille pour bon nombre d’entreprises qui souhaitent organiser un événement. Notre logiciel de gestion d’événement All-in-One permet de diviser par 3 en moyenne le temps d’organisation d’un événement.