Comment innover dans votre façon d’organiser un événement ?

Un contact digital renforcé en amont

D’abord dans l’organisation, il est possible d’innover simplement et de se démarquer en choisissant des lieux, non pas comme les salles de spectacles ou les salles classiques de conférence, mais comme des espaces en plein air insolites par exemple. Vous pouvez alors proposer une ambiance plus décontractée, qui allie qualité et créativité.

Créez ensuite un site web de l’événement et un formulaire d’inscription personnalisé sans passer par des développeurs. Aujourd’hui, il est existe des applications événementielles, ces event management softwares, qui vous permettent de tout faire vous-même, pour pouvoir être sûr que cela réponde à vos attentes, et d’automatiser des tâches chronophages. Vous pouvez personnaliser votre propre site web qui contiendra toutes les informations et explications nécessaires sur votre événement, mais vous pouvez mettre en avant vos projets et vos sponsors. Ce site va également renvoyer un lien vers un formulaire d’inscription que vous aurez préalablement créé et personnalisé. Rajoutez-y toutes les questions utiles mais aussi d’autres questions originales, comme la participation à une présentation ou un diner spécial. Avant l’événement, donnez la possibilité à vos invités de lire du contenu sur votre site web mais aussi de poser des questions en amont, soit dans une messagerie en ligne, soit dans une application. Ainsi, ils n’oublieront pas leurs interrogations, et verront les réponses en direct.

Plus d’interactions originales durant l’événement

• Même si vous ne verrez pas tous vos invités, vous devez être un maximum proche d’eux. L’expérience événementielle sera davantage renforcée si elle est personnalisée, s’ils reçoivent des attentions, et sentent que c’est sincère et personnel. Par exemple, vous pouvez générer via des applications de gestion événementiel des messages de bienvenue et de remerciement personnalisés, pour que vos participants en gardent un bon souvenir. Marquez les esprits avec des détails, en prenant soin de vos invités.
• Appuyez sur l’expérience live des invités. Lors de votre événement, vous allez partager du contenu, des présentations, des conférences. C’est un moment de rencontres, et cela ne doit pas être une conversation à sens unique, mais un partage à double sens. En effet, 91% des organisateurs d’évènements cherchent avant tout à engager leur public (source). Vous en apprendrez beaucoup de votre audience, que ce soit pour des retours ou pour faire avancer des débats. Avec les réseaux sociaux, les gens ont l’habitude de tout le temps réagir et de donner leur avis.
  Développer ces interactions, c’est donner la possibilité aux internautes et aux invités de faire entendre leurs voix. Par exemple, le livetweet permet de réagir à chaud et en direct. Choisissez d’installer un mur de messages, dit socialwall qui affichera les messages de vos participants. Les canaux sont multiples : par Twitter, par SMS, par une messagerie online…
  Avec un Tweetwall, vous pouvez créer un hashtag où tous les intéressés pourront réagir pendant et après l’événement sur les contenus que vous proposez.
  Donnez tous les moyens possibles pour que personne ne soit laissé de côté. Organisez des sondages interactifs, des Q&A time ou des QCM lors de vos plénières pour que votre audience participe un maximum et s’implique dans votre événement. Choisissez des intervenants experts pour parler d’un sujet précis pour apporter une expertise approfondie, qui sauront parler de leur histoire et de leurs sujets. N’hésitez pas à diffuser des contenus pour approfondir vos présentations, en les partageant directement sur les téléphones des invités, via des applications collaboratives.
• Utilisez les nouvelles technologies pour marquer les esprits et donner de nouvelles expériences à vos invités. Hologrammes, simulateurs, réalité virtuelle, il existe de nombreuses animations digitales qui impressionneront vos participants et leur donneront envie de découvrir plus si vous expliquez un projet ou si vous faites tester un futur produit en réalité augmentée par exemple. Elargissez votre horizon et établissez des partenaires avec des entreprises qui apporteront une valeur ajoutée différente à votre événement. En osant changer d’atmosphère, votre public sera sûrement motivé à revenir.
• Cette interaction peut très bien se faire à distance. Après la situation du Covid-19 et le confinement, les gens ont envie de renouveau . Réelle révolution des usages, le streaming vidéo et les vidéoconférences ont fait leur essor en ce printemps 2020. Avec le streaming, les gens peuvent vivre un événement en direct sans avoir à s’y rendre. Envisagez donc cette possibilité, en organisant un événement en visio car il est possible que vous gagnez plus de participants et plus d’échos.

Créez de l’interaction avec vos participants dès maintenant sur l’application Prezevent

La perpétuation des souvenirs sur les réseaux

Renforcez l’image de votre événement en publiant des photos, des infographies et vidéos streaming de l’événement sur le site web et sur les réseaux sociaux. Revenez sur les moments forts et les réactions pertinentes, mettez en avant les avis de vos invités. Donnez de la matière aux gens qui voudront se remémorer ou qui découvre l’événement, sur vos projets et votre entreprise mais aussi sur d’autres sujets comme un secteur d’activité ou un thème évoqué pour générer des leads.

Cet article ne veut pas dire que les méthodes traditionnelles d’organisation événementielle ne fonctionnent pas. Mais il peut être intéressant pour votre entreprise et son image de vouloir proposer quelque chose de neuf, quelque chose qui n’a pas encore été fait, pour marquer durablement l’esprit de votre audience et proposer une véritable expérience événementielle.