Les bonnes pratiques pour gérer les invitations à un événement privé ?

Pourquoi chercher à optimiser sa campagne d’email événementiel ?

En parallèle à la délivrabilité technique, il y a la délivrabilité marketing. On entend également par celle-ci la capacité d’une campagne à transmettre son contenu à la cible, via le message et le contenu. En d’autres mots, il faut que la cible ouvre le mail de campagne, digère le message et exécute l’action souhaitée. Il faut donc susciter de l’engagement chez le destinataire et augmenter le taux de clics de son mail d’invitation. Pour cela, nous allons voir quelques astuces et bonnes pratiques que nous avons assimilées avec l’expérience.

À noter que lorsque l’on améliore l’engagement (ou la conversion dans notre cas), on améliore sa réputation aux yeux des serveurs de réception d’email (comme Gmail, Outlook ou encore Orange) et on augmente donc sa délivrabilité email ! C’est un cercle vertueux, mais qui peut devenir très vite un cercle vicieux, car chaque mail de votre campagne envoyé laisse une « signature » qui enrichit ou amoindrit votre réputation d’émetteur technique. D’où l’importance des conseils suivants.

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Les bonnes pratiques

1 L’objet, votre meilleure arme

Rédiger l’objet peut paraître être une étape anodine lors de l’élaboration de votre email événementiel, mais c’est en réalité un passage crucial. Votre mail d’invitation a beau être sublime de haut en bas, encore faut-il que les destinataires l’ouvrent ! Si chaque Français reçoit en moyenne 35 mails par jour selon Médiametrie, ce chiffre est encore plus élevé sur les boîtes mail pro. Il faut donc se démarquer et attirer le regard avec un objet original ET évocateur. Pour cela, il faut :

• S’abstenir d’utiliser des mots à évocation spam, ou spam words. « Gratuit », « Offre », « Cliquez ici », « Limité » etc. sont d’autant de mots qu’il faudra utiliser avec réserve. Vous pouvez voir la liste complète de mots à éviter ici. Dans la même lignée, utiliser des majuscules à outrance n’est pas recommandé.
• Interpeller sa cible, de préférence avec son nom ou prénom (en fonction du ton général de l’événement).
• Insérer un emoji. Même s’il ne faut pas en abuser, un emoji attirera l’œil. Cela dépend également de l’image et du contexte de l’évènement, mais c’est très pratique pour économiser des caractères. Ce qui nous amène au point suivant.
• Optimiser le nombre de caractères de votre objet. Toutes les boîtes mail ont une limite d’affichage de caractères dans l’objet. En général, limitez-vous à 60 caractères.
• En un mot comme en mille, allez à l’essentiel. Trouvez une phrase catchy comme « Save the date » c’est bien, mais il faut que le destinataire comprenne les enjeux de l’évènement dès l’objet, en mettant la date par exemple.

2 Faites sentir votre destinataire unique

Nous l’avons vu un peu dans la partie précédente, mais il ne faut pas que votre destinataire ne se sente « noyé dans la masse ». Pour ce faire, personnalisez vos mails, en incluant le nom ou prénom de la cible dans l’introduction votre invitation. Ceci est d’autant plus important lors de l’invitation, car il faut que le destinataire sente que ce mail a été envoyé spécialement pour lui. S’il sent un investissement de votre part, même factice (dans notre cas, « l’effort » de nommer le participant), celui-ci sera plus enclin à en faire un en retour (songer à participer à l’événement B2B). Un engagement en amène un autre.

Mais vous pouvez aller plus loin dans la personnalisation. Lors d’un événement BtoB, libre à vous de capitaliser sur la data que vous détenez sur vos participants pour adresser des communications plus ciblées ! Cela passe par la segmentation de vos participants. Est-il VIP ? Invité par l’organisation ? A-t-il acheté son billet ? Participe-t-il à la session de Q&A ? Utiliser ses informations pour créer différentes listes d’envoi augmentera grandement l’engagement (dans le respect de la RGPD bien sûr).

3 Hiérarchisez vos informations

Cette partie est peut-être la plus évidente, mais est malgré tout très importante. Votre mail d’invitation à l’événement doit contenir toutes les informations principales, car celui-ci peut servir de cheat sheet par les participants. Les éléments à insérer impérativement sont :

• la date précise, avec les horaires de début et de fin. Cette dernière doit apparaître dans l’objet
• le lieu précis, avec un format prévu pour être copié-collé dans Waze ou Google Maps
• le programme complet, avec chaque étape décrite clairement
• le nombre de places si celles-ci sont limitées.

Veillez à ce que votre mail soit lisible et aéré. Le contenu ne doit pas être trop long, et doit être dans l’esprit de votre évènement. Si le design global est vieillissant, les internautes vont assumer même inconsciemment que l’évènement va être dans la même veine.
Optez donc pour un design clair et moderne respectant la charte graphique de votre événement. Peu de typographies sont acceptées universellement par les webmails. Parmi celles disponibles, nous vous conseillons les polices qui n’ont pas d’empattement (sans-serif) pour les événements professionnels. Enfin, la mise en forme est votre allié, alors utilisez les titres, le gras et les couleurs pour organiser votre contenu et emphaser ce que vous désirez !

4 Poussez à l’action

Si vous attendez une action de la part du destinataire (ce qui est généralement le cas lors d’une invitation à un évènement), faites-lui lui savoir correctement et clairement. Que ce soit une demande d’inscription, une demande de renseignements préalables (label « Renseigner vos informations » par exemple) ou bien un téléchargement de badges pour l’événement (label « Impression badge »), il faut que la cible du mail événementiel soit incitée, notamment par la mise en place de CTA, bien plus engageant qu’un lien. L’avantage de ces derniers est qu’ils sont voyants, et permettent à vos lecteurs de gagner un temps fou en trouvant immédiatement les informations dont ils ont besoin.
Veillez par ailleurs à positionner vos CTA assez haut dans votre mail d’invitation, de sorte que le destinataire le voit directement à l’ouverture.

5 Enfin, pensez campagne globale !

Ce mail n’est pas seul ! En effet, il faut maintenant accompagner les participants tout au long du process d’invitation. Deux choses :

1. Accompagnez votre email d’invitation d’événement d’un formulaire d’inscription. Il va d’une part décharger votre mail de certains contenus pour le rendre plus concis et centré sur l’essentiel, en renvoyant vos invités sur un site contenant un formulaire dédié. D’autre part, il va permettre une collecte de données bien plus efficace et uniformisée. C’est un gain de temps pour vous et vos participants.
   Toutefois, ça vous embête de multiplier les services pour votre évènement ? C’est là qu’une solution ALL-IN-ONE comme Prezevent intervient. Vous pouvez coupler à vos mails d’invitation un formulaire dédié à cet évènement.
2. Séquencez vos emails et communiquez sur votre évènement sur la durée. Vos communications doivent être judicieusement planifiées tout au long du cycle de vie de votre évènement. Un email d’invitation sera suivi de plusieurs mails de relance pour tous ceux qui n’ont pas ouvert ou converti celui-ci. Quelques jours avant l’événement, pensez à envoyer un mail de rappel. Une fois l’événement passé, communiquez de nouveau pour remercier. Il faut penser campagne globale et non plus mail instant T !

Nous vous avons donné beaucoup de clés pour réussir son email d’invitation d’événement. Toutefois si vous voulez vous assurez un taux de clics élevé et un accompagnement All-in-One pour l’organisation de votre événement, faites-le nous savoir !